Работа с данными в растущем бизнесе

Данные играют огромную роль в любом бизнесе — они нужны для аналитики, построения бизнес-процессов, принятия решений. Часть информации компаний является чувствительной и должна надежно защищаться от несанкционированного использования и утечек. В статье рассказываем, какие сложности могут возникнуть при работе с данными в бизнесе, как обеспечить надлежащее хранение информационных массивов и управление ими.

Что такое бизнес-данные

Под бизнес-данными понимают всю информацию, которая собирается и обрабатывается компанией, используется для принятия стратегических решений. Например, это персональные данные, сводки о продажах, финансовые отчеты и др.

Анализируя бизнес-данные, компании получают представление об результативности своей деятельности, финансовом состоянии, предпочтениях клиентов и других объективных факторах, которые оказывают влияние на развитие организации.

Эффективное использование собранной информации способствует улучшению операционной деятельности, позволяет управлять рисками и осуществлять стратегическое планирование. Именно поэтому компании делают ставку не просто на сбор данных, а на грамотную интерпретацию сведений и аналитику, что дает возможность принимать взвешенные управленческие решения.

Типы бизнес-данных

Условно бизнес-данные можно разделить на операционные — полученные в ходе деятельности, и аналитические — те, что появляются в результате исследований.

Примеры операционных данных:

• Маркетинговые.
• Финансовые.
• Логистические.

Примеры аналитических данных:

• Сведения о предпочтениях клиентов.
• Данные о продажах.
• Результаты исследования рынка.
• Отчеты о деятельности компании за определенные периоды.

Информация может быть представлена в различных цифровых форматах: текст, видео, графики и диаграммы, изображения и др.

Источники бизнес-данных

Информация может поступать в компанию из различных источников:

• Внутренних систем, используемых для отслеживания операционных процессов или взаимодействия с клиентами.
• От клиентов, подрядчиков, партнеров.
• Из публичных источников: социальных сетей, форумов, справочников и т. д.
• Исследований, научных работ и др.

Независимо от характера источников бизнес-данных — внутренние они или внешние, открытые или закрытые, — прежде всего они должны быть надежными. Главное, чтобы полученная с их помощью информация была достоверной и актуальной, полезной для достижения целей компании.

Хранение бизнес-данных

Чтобы эффективно осуществлять управление бизнес-данными и обеспечивать их конфиденциальность, необходимо структурировать информацию и определить для нее конечные места хранения. Например, сведения могут храниться в базах данных, доступ к которым должен быть разграничен согласно действующей в организации стратегии управления доступом.

Наряду со структурированной, распределенной по хранилищам информацией каждая компания располагает и неструктурированными цифровыми данными в различных форматах. К ним можно отнести текстовые документы, видео- и аудиофайлы, изображения. Отличие таких бизнес-данных от структурированных в том, что они хаотично хранятся в разных местах, не распределены по степени конфиденциальности, слабо контролируются или не контролируются вообще. Проблемы с контролем возникают из-за того, что объемы такой информации стремительно растут, практически ежедневно, и часть сведений может остаться без внимания ответственных лиц.

Как появляются неструктурированные данные? Например, сотрудники могут сделать копии важных документов и забыть сохранить их в нужную папку, выгрузить вложения из электронных писем и случайно поместить в общее хранилище, снять скриншоты отчетов и переслать коллегам и т. д.

Отсутствие контроля за ростом информационных активов сопряжено с рисками ИБ. Среди неструктурированной информации встречаются разные категории бизнес-данных, в том числе чувствительные сведения. Если они не будут правильно храниться и контролироваться ответственными лицами, возрастут риски утечки и несанкционированного использования. Чтобы минимизировать вероятность инцидентов, необходимо структурировать информацию и организовать ее надлежащее хранение.

Управление бизнес-данными

Управление бизнес-данными должно охватывать все процессы, происходящие с информацией, — от сбора до использования. Какие меры включает стратегия эффективного управления:

• Организация сбора информации, отвечающей целям компании.
• Классификация и структурирование бизнес-данных.
• Назначение релевантных мест хранения.
• Разграничение доступа к чувствительной информации, управление правами доступа пользователей, отслеживание накопления эффективных прав, контроль изменения набора полномочий в файловых хранилищах.
• Контроль работы с данными в бизнесе.
• Отслеживание перемещений информации.
• Своевременное архивирование или удаление устаревших, недостоверных сведений.

Работа с данными в бизнесе должна вестись согласно внутренним политикам безопасности, которые регламентируют вопросы хранения и применения чувствительной информации. При формировании таких политик следует учитывать нюансы деятельности компании, особенности используемых целевых систем, имеющиеся форматы цифровых данных, численность штата.

Solar DAG для управления неструктурированными бизнес-данными

Вручную классифицировать всю имеющуюся у компании информацию достаточно сложно, а если бизнес крупный — практически невозможно. Тем более с учетом постоянного роста объема информационных активов. Целесообразнее внедрить специальные системы, предназначенные для управления неструктурированными данными — Data Access Governance (далее — DAG). Такие решения облегчают работу с информацией и позволяют контролировать использование конфиденциальных сведений.

Solar DAG — синергия эффективных технологий и экспертизы для управления бизнес-данными. Система позволяет структурировать информационные массивы и выделить среди них чувствительную информацию, упрощает организацию хранения, помогает контролировать работу с данными в бизнесе.

При первичном запуске Solar DAG происходят следующие процессы:

• Сканирование корпоративных хранилищ, анализ источников бизнес-данных.
• Классификация данных с помощью алгоритмов контентного анализа, поиска по ключевым словам и других методов исследования информационных массивов.
• Присвоение бизнес-данным служебных меток конфиденциальности, на основании которых ответственные лица будут определять для информации конечные места хранения.

Какие еще функции может выполнять Solar DAG:

• Контроль прав доступа к данным. С помощью модулей-агентов система сканирует иерархию прав доступа и предоставляет актуальные сведения о том, какие полномочия учетных записей действуют в отношении тех или иных типов бизнес-данных.
• Помощь в проведении аудита прав доступа. Система регистрирует все события, связанные с доступом к бизнес-данным.
• Предоставление полных и актуальных сведений в формате отчетов для проведения аудита событий в информационных системах.
• Контроль соблюдения политик хранения чувствительной информации. Solar DAG обнаруживает и позволяет классифицировать новые данные для дальнейшего назначения релевантных хранилищ, помогает отслеживать перемещение уже распределенных файлов.

Кроме того, решение Solar DAG поможет быстрее расследовать инциденты в части работы с бизнес-данными. Система предоставит ответственным лицам сведения о том, какие учетные записи имеют доступ к конкретной информации, как менялся этот доступ, были ли превышены полномочия.