Защита финансовой информации: как избежать утечек

Каждая компания располагает финансовой информацией, которая играет важную роль в принятии стратегических решений и отражает положение дел в организации касаемо материальных вопросов. Такие данные являются конфиденциальными, и в них заинтересованы конкуренты, хакеры и недоброжелатели. В статье рассказываем, что понимают под финансовой информацией, как ее используют в бизнесе, каким образом защищают от утечек.

Финансовая информация в организации: понятие, примеры, роль в принятии решений

Финансовая информация — это совокупность данных, отражающих финансовое состояние, результаты деятельности и изменения в финансовом положении организации. Она включает в себя бухгалтерскую отчетность, финансовые показатели, аналитические отчеты и другие данные, которые помогают оценить финансовое здоровье компании.
Примеры финансовой информации:

• Бухгалтерские отчеты.
• Финансовые прогнозы.
• Сведения о бюджетировании и инвестициях, кредитах.
• Данные о проведенных транзакциях.

Финансовая информация является основой для принятия стратегических и оперативных решений. Она помогает руководству:

1. Оценивать финансовое состояние:

Анализ баланса и отчета о прибылях и убытках позволяет оценить текущее финансовое положение компании и выявить потенциальные проблемы.

2. Планировать и прогнозировать:

Финансовые данные используются для составления бюджетов, прогнозов и планов на будущее. Это помогает компании определить цели и стратегии для их достижения.

3. Принимать инвестиционные решения:

Анализ рентабельности и ликвидности помогает оценить целесообразность инвестиций в новые проекты или расширение бизнеса.

4. Управлять рисками:

Финансовая информация позволяет выявить и оценить риски, связанные с финансовой деятельностью компании, и разработать меры по их минимизации.

5. Оптимизировать затраты:

Анализ расходов и доходов помогает выявить неэффективные затраты и найти пути их оптимизации.

6. Привлекать инвесторов и кредиторов:

Прозрачная и достоверная финансовая информация повышает доверие инвесторов и кредиторов, что способствует привлечению дополнительных финансовых ресурсов.

Сбор и обработка финансовой информации в организации

1. Финансовая информация является критически важным ресурсом для любой организации. Она используется для принятия управленческих решений, контроля за финансовым состоянием и планирования будущих действий. Сбор финансовой информации — это процесс получения данных о финансовых операциях и состоянии организации. Этот процесс включает несколько ключевых этапов:

• Регистрация финансовых операций: Работники, ответственные за бухгалтерский учет, регистрируют все финансовые операции в бухгалтерских книгах и журналах. Это может быть как ручной учет, так и автоматизированный с использованием специализированного программного обеспечения.
• Сбор данных из внешних источников: Работники могут получать информацию от поставщиков, клиентов, банков и других внешних источников. Это могут быть данные о поставках, платежах, кредитах и других финансовых операциях.
• Внутренний контроль: Работники, ответственные за внутренний контроль, проверяют точность и полноту данных, а также выявляют и устраняют ошибки. Внутренний контроль помогает обеспечить достоверность финансовой информации.

2. Обработка финансовой информации работниками

Обработка финансовой информации — это процесс анализа и интерпретации собранных данных для принятия управленческих решений. Этот процесс включает несколько ключевых этапов:

• Классификация данных: Работники разделяют данные на категории для удобства анализа. Это могут быть категории доходов, расходов, активов, обязательств и другие.
• Анализ данных: Работники используют различные методы и инструменты для анализа данных. Это могут быть финансовые показатели, графики, диаграммы и другие инструменты.
• Составление отчетов: Работники подготавливают различные виды отчетов, такие как бухгалтерская отчетность, управленческая отчетность, прогнозные отчеты и другие. Отчеты помогают руководству и другим заинтересованным сторонам получать полное представление о финансовом состоянии организации.

3. Доступ к финансовой информации

Доступ к финансовой информации должен быть строго регламентирован, чтобы обеспечить ее конфиденциальность и безопасность. Основные категории работников, имеющих доступ к финансовой информации, включают:

• Руководство: Высшее руководство организации имеет доступ ко всей финансовой информации для принятия стратегических решений.
• Бухгалтерия: Работники бухгалтерии имеют доступ к финансовой информации для выполнения своих обязанностей по учету и отчетности.
• Финансовый отдел: Работники финансового отдела имеют доступ к финансовой информации для анализа, планирования и контроля финансовых показателей.
• Аудиторы: Внутренние и внешние аудиторы имеют доступ к финансовой информации для проведения аудиторских проверок и оценки достоверности данных.

4. Хранение финансовой информации

Финансовая информация должна храниться в безопасных и надежных местах, чтобы обеспечить ее целостность и конфиденциальность. Основные места хранения финансовой информации включают:

• Бухгалтерские системы: Финансовая информация хранится в специализированных бухгалтерских программах, таких как 1С, SAP, Oracle и другие. Эти системы обеспечивают автоматизацию учета и отчетности.
• Электронные хранилища данных: Финансовая информация может храниться в электронных хранилищах данных, таких как облачные сервисы, серверы и базы данных. Эти хранилища обеспечивают высокую степень защиты данных и доступность для уполномоченных пользователей.
• Физические хранилища: Финансовая информация может храниться в физических хранилищах, таких как архивы, сейфы и другие защищенные помещения. Эти хранилища обеспечивают физическую безопасность данных.

Причины утечек финансовой информации

1. Кибератаки: Киберпреступники используют различные методы, такие как фишинг, вредоносное ПО и атаки на уязвимости в системах безопасности, чтобы получить доступ к финансовым данным.

2. Человеческий фактор: Ошибки сотрудников, такие как использование слабых паролей, открытие подозрительных ссылок или неправильное обращение с конфиденциальной информацией, могут привести к утечке данных.

3. Внутренние угрозы: Сотрудники компании могут намеренно или ненамеренно разглашать финансовую информацию. Это может быть связано с мотивами мести, финансовой выгоды или просто небрежностью.

Утечки финансовой и другой конфиденциальной информации грозят компании материальными потерями, приостановкой бизнес-процессов, утратой конкурентных преимуществ. Какие еще риски возможны:

• Рыночные — снижение стоимости активов пострадавшей от утечки компании.
• Операционные — невозможность в полной мере выполнять бизнес-функции.
• Репутационные — отток клиентов и инвесторов.

Чтобы минимизировать риски, необходимо предусмотреть стратегию защиты данных от утечки. Стратегия должна включать организационную работу с персоналом, регулярное обновление ПО и используемого оборудования, применение программных и технических средств для обеспечения информационной безопасности.

Ответственность за утечку финансовой информации в организации

Финансовая информация подпадает под категорию коммерческой тайны, поэтому не подлежит разглашению. Меры ответственности за нарушения прописаны в ФЗ №98 «О коммерческой тайне». Обычно это штрафы в разных размерах, зависящих от характера правонарушения.

Ответственность за внутренние нарушения может наступить и согласно ФЗ №224 «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации
и манипулированию рынком». В документе перечислены случаи, за которые последует наказание в виде штрафов и возмещения ущерба пострадавшим лицам.

Если действия инсайдеров повлекли крупный ущерб, может наступить уголовная ответственность по статье № 185.6 УК РФ. Варианты наказания: значительные штрафы, принудительные работы, запрет занимать определенные должности, лишение свободы в совокупности со штрафами.

Как защитить финансовую информацию от утечек и неправомерного использования

В первую очередь каждая компания должна создать внутренние регламенты работы с конфиденциальными данными и ознакомить с ними сотрудников. Также очень важно обучить персонал основам информационной безопасности, уведомить о мерах ответственности за непреднамеренные и намеренные утечки. К организационным мерам относятся и разграничение доступа к конфиденциальным сведениям, организация надлежащего хранения всех видов финансовой информации.

Чтобы предотвратить сбои в работе оборудования и целевых систем, необходимо своевременно внедрять обновления, следить за корректностью функционирования элементов информационной инфраструктуры, периодически проводить проверку на наличие уязвимостей.

Еще одна обязательная мера — использование специальных инструментов для предотвращения утечек. Многие крупные компании внедряют системы класса DLP (Data Leak Prevention), в частности, продукт Solar Dozor, в котором реализованы технологии для анализа поведения сотрудников, контроля действий на рабочих станциях, мониторинга всех основных каналов передачи данных.

Как Solar Dozor позволяет защищать финансовую информацию в организациях

Начнем с уникальной для отечественного рынка функции, которая позволяет принимать превентивные меры против утечек данных — UBA (User Behaviour Analysis). Это модуль для анализа пользовательского поведения и мониторинга динамики поведения персон, выявления аномальных поведенческих отклонений от нормы, поиска особенностей поведения, интересных с точки зрения безопасности.

В Solar Dozor есть инструменты постоянного контроля активности персон, поведение которых вызывает недоверие, — виджеты быстрого доступа к информации по сотрудникам:

• требующим наблюдения,
• входящим в группу особого контроля (на испытательном сроке, на увольнение и т. д.),
• у которых система зафиксировала аномальное поведение (снизился уровень доверия).

Если вовремя установить за ними контроль, можно избежать утечки финансовой информации.

Еще один уникальный модуль — Dossier. С помощью него можно формировать подробные досье на каждого сотрудника, где будут собраны все сведения об активности пользователей в интернете, коммуникациях, передаваемых данных. Кроме этого, в модуле Dozor Dossier аккумулируется информация из модуля автоматического анализа поведения пользователей Dozor UBA.

Что еще реализовано в нашей DLP-системе:

• Mail Connector — отслеживает передачу данных по электронной почте. Модуль работает как в режиме мониторинга, так и активного противодействия, то есть может блокировать подозрительные операции.
• Endpoint Agent — контролирует действия сотрудников на рабочих станциях, в том числе с финансовой информацией.
• OCR (Optical Character Recognition) — позволяет приводить в читаемый формат данные, передаваемые в графическом виде (фото, скриншоты, сканы) и намеренно деформированные для затруднения распознавания.
• File Crawler — позволяет выявлять нарушения правил хранения конфиденциальной информации.
• Отчет о движении документов для автоматического отслеживания распространения документов по различным каналам связи. Позволяет быстро и эффективно отслеживать перемещение конфиденциальной информации, определять получателей и отправителей, время передачи, а также уровни критичности событий.
• Контроль демонстрации экрана во время видеоконференций позволяет блокировать демонстрацию экрана с конфиденциальной информацией в приложениях видеосвязи.

Это не все инструменты, реализованные в системе Solar Dozor. Для защиты данных можно использовать другие модули и функции, которые подключаются по мере необходимости.