Видеоконференцсвязь (ВКС): основные понятия и принципы работы

В связи с массовым переходом сотрудников различных организаций на удаленный формат работы деловые взаимодействия перешли в цифровую плоскость, что стало возможным благодаря видеоконференцсвязи. Многие компании активно используют ее, поскольку это удобно и прогрессивно. Но следует знать о нюансах такого взаимодействия. Например, на деловых встречах в онлайн-формате часто озвучивается конфиденциальная информация, утечка которой приведет к негативным последствиям для бизнеса. Рассказываем, как избежать подобного исхода и обеспечить безопасность видеоконференций.

Что такое ВКС

Видеоконференцсвязь — технология, позволяющая дистанционно организовывать встречи пользователей, находящихся в разных местах. Она широко используется для проведения рабочих совещаний, судебных заседаний, собеседований с кандидатами в штат. Такие встречи чаще всего проводятся с помощью MTC Link, Яндекс.Телемост, True Conf и других площадок с удобным интерфейсом.

Не стоит путать конференции с обычными звонками по видеосвязи, которые осуществляются по тому же принципу с использованием специальных программ и приложений. ВКС — это совещания с применением корпоративных средств связи, а значит, исключительно с деловыми целями. Поэтому в процессе их проведения должны соблюдаться меры безопасности во избежание утечки конфиденциальных сведений.

Чем удобна видеоконференцсвязь для компаний

Во-первых, дистанционные встречи экономят время, если необходимо решить срочные вопросы. Нужных сотрудников может не оказаться на месте, зато с ними легко связаться благодаря интернет-технологиям.

Во-вторых, видеоконференцсвязь — единственный вариант провести совещание, если часть сотрудников находится в других городах, регионах и странах. Современные технологии достигли такого уровня, что можно дистанционно общаться с коллегами практически как вживую.

В-третьих, решения для организации конференций позволяют совершать на онлайн-встречах те же действия, что и на живых собраниях. Собеседники могут слышать друг друга, просматривать презентации, в режиме реального времени проходить тестирования и т.д. Также в ВКС реализуются и другие интеллектуальные функции, например:

• Speech-to-text — возможность в реальном времени переводить живую речь в субтитры.
• Intelligent Capture — технология замены фона, которая позволяет размещать за спиной участников конференции любые изображения.
• Перевод жестов в текст — такая технология позволяет взаимодействовать с людьми с нарушениями речи.

Производители решений для проведения онлайн-совещаний стремятся сделать использование своих сервисов максимально продуктивным и удобным, поэтому постоянно внедряют новые технологии, основанные на алгоритмах машинного обучения.

Сферы использования ВКС

Деловое общение в дистанционном формате практикуется во многих отраслях, например:

• Медицина. Видеоконференцсвязь в этой отрасли используется для удаленного консультирования пациентов. Это удобно, поскольку людям не нужно идти в больницу во время болезни. Также дистанционный формат обращения к врачу выручает, если у пациента нет физической возможности попасть в медицинское учреждение (например, при проживании в отдаленных населенных пунктах или ограниченной подвижности).
• Образование. С помощью ВКС учебные заведения организовывают полноценные лекции для студентов и уроки для школьников. Также дистанционная связь дает возможность проводить онлайн-обучение с участием педагогов из других городов и даже стран.
• Государственный сектор. Различные ведомства часто проводят онлайн-совещания с коллегами из других регионов. Видеоконференцсвязь полезна и в судебных процессах, например, если адвокаты не могут лично присутствовать на заседаниях.
• Промышленность. Как правило, у большинства промышленных предприятий несколько филиалов, и с помощью цифрового пространства можно поддерживать связь между ними.
• ИТ. У пользователей технологий и программного обеспечения могут возникнуть вопросы, касающихся нюансов эксплуатации выбранных решений. С помощью видеоконференцсвязи специалисты могут дистанционно оказывать техническую поддержку.
• Торговля. Онлайн-совещания позволяют поддерживать связь с партнерами, проводить обучающие вебинары для продавцов и презентации услуг/товаров для потенциальных клиентов.
• Рекрутинг. ВКС значительно упрощает процесс проведения собеседований с претендентами на рабочие места. Также видеоконференции в этой сфере часто используются для дистанционного обучения новых и удаленных сотрудников.

Современные технологии постепенно внедряются во все сферы деятельности, поэтому количество отраслей, прибегающих к дистанционному формату взаимодействия, стремительно растет. На сегодняшний день видеоконференцсвязь используют несколько миллиардов компаний по всему миру.

Виды видеоконференцсвязи

Существует четыре формата ВКС:

• Аппаратная — форма онлайн-совещаний, требующая выделенных серверов, установки специальных приложений и оборудования. Для дистанционных встреч необходимо подключать конференц-залы к отдельным системам, соединение в которых осуществляется через локальные сети компании. В процессе онлайн-встречи аудио- и видеотрафик преобразуется в цифровые данные для дальнейшей передачи, а при получении адресатом декодируется в первоначальные форматы.
• Программная видеоконференцсвязь — совещания через веб-браузер без установки специальных приложений. В качестве основного протокола для передачи данных используется TCP/IP, для преобразования трафика — стандартизированные кодеки.
• Облачная — дистанционная связь через облачные сервисы. Это удобный вариант, поскольку не нужно устанавливать специальное оборудование — достаточно оплатить используемые ресурсы выбранного сервиса).
• Гибридная — видеоконференцсвязь с использованием установленного оборудования и облачных решений. Такой подход оправдан, поскольку позволяет взаимодействовать с сотрудниками компании во внутренней сети, а со сторонними пользователями общаться через внешние сервисы.

Групповые режимы ВКС

Под групповыми режимами понимают проведение трансляций для трех и более участников. Возможные виды сессий:

• Симметричная — у всех участников одинаковые инструменты и возможности, все слышат и видят друг друга.
• Селекторная или ролевая — режим видеоконференцсвязи, когда спикеров назначает ведущий. Остальные участники могут только слушать и задавать вопросы в чате.
• Видеотрансляция — выступление одного спикера, который не слышит и не видит никого из аудитории. Коммуницировать с ним можно только с помощью чата.
• Вебинар — режим, по принципам организации схожий с видеотрансляцией. Присоединиться к мероприятию может любой, у кого есть ссылка.
• Видеоурок — режим, при котором выступающий слышит и видит всех участников, а участники видят и слышат только выступающего.

Компаниям подходят все перечисленные форматы видеоконференцсвязи. Например, видеоуроки и вебинары незаменимы для дистанционного обучения сотрудников, трансляции — для презентации продуктов и услуг, симметричный режим — для совещаний отделов. Главное, чтобы соблюдались принципы безопасности видеоконференций.

Риски утечки информации через видеоконференцсвязь

Утечки могут произойти как по вине внешних злоумышленников, несанкционированно подключающихся к сервису и перехватывающих данные, так и в результате халатности сотрудников компании, непродуманной организации конференции, злого умысла слушателей. Чтобы понять, как организовать безопасную видеосвязь, нужно проработать все возможные пути слива данных.

Приведем типичные примеры сценариев утечки по вине участников ВКС:

• Участник конференции без согласования с организатором записал видеовстречу с помощью специальных сторонних программ. Нарушитель может использовать запись в своих целях или выложить информацию в интернет, в результате чего она станет достоянием общественности.
• По ошибке или невнимательности ведущего на конференции были продемонстрированы конфиденциальные данные. Например, в начале сеанса на экране появился чат с рабочей перепиской или в фокус камеры попали стикеры с паролями от служебных аккаунтов. Также нередки случаи, когда ведущие в реальном времени просматривают на компьютере файлы и случайно открывают не те документы.
• Были продемонстрированы слайды, в которых содержался избыточный контент. Такое случается, если презентацию готовит неопытный сотрудник.

Утечка может произойти и не случайно. Иногда недобросовестные сотрудники намеренно демонстрируют конфиденциальную информацию, которая не должна обговариваться в ходе встречи.

Как организовать безопасную видеосвязь

Предотвратить утечку данных в ходе онлайн-конференций можно с помощью решения класса Data Leak Prevention (далее — DLP) Solar Dozor. В версии продукта 7.11 реализована уникальная технология блокировки демонстрации экрана с конфиденциальными сведениями, поддерживающая различные сервисы для проведения дистанционных встреч, популярные в России: SberJazz, МТС Линк (Webinar.ru), Яндекс.Телемост, eXpress, TrueConf.

Агент Solar Dozor моментально распознает текст, демонстрируемый с экрана, с помощью технологии Optical Character Recognition (OCR). Если контент попадает под политики безопасности, настроенные в DLP-системе Solar Dozor, происходит блокировка демонстрации. Возможен и другой сценарий — офицер службы ИБ может настроить разрешительные политики, и тогда показ не будет блокироваться. Зато будут сохраняться копии снимков экрана с конференции, которые позволят провести расследование и быстро установить виновных в случае утечки.