Во многих компаниях электронная почта используется как ключевой инструмент внутренней и внешней коммуникации. Этот канал передачи информации сейчас значительно уступает по популярности мессенджерам, но по-прежнему широко распространен. Часто через него происходят утечки информации, поэтому важно организовать контроль электронной почты сотрудников. Обсудим, как и с помощью каких инструментов он осуществляется. 

Необходимость использования электронной почты в корпоративных целях 

В нашем информационном мире электронная почта стала неотъемлемой частью деловой коммуникации, и ее использование в корпоративной среде играет не последнюю роль в обеспечении эффективности бизнес-процессов. Рассмотрим несколько причин, почему электронная почта так важна для любой компании или организации.

  1. Коммуникация: электронная почта позволяет отправлять сообщения мгновенно, обеспечивая быструю связь между сотрудниками, партнерами и клиентами. Благодаря этому корпоративные коммуникации могут происходить в режиме реального времени, что повышает эффективность бизнес-процессов.
  2. Документооборот: электронная почта делает удобным обмен документами, отчетами и другой важной информацией, чтобы сотрудники могли обрабатывать данные, сохраняя их на своем компьютере. Это способствует повышению производительности и эффективной организации рабочего процесса.
  3. Глобальная доступность: электронная почта обеспечивает возможность коммуникации вне зависимости от местоположения участников коммуникации. Это особенно важно для корпораций с распределенными офисами или международным присутствием, поскольку позволяет сотрудникам взаимодействовать независимо от их географического расположения.
  4. Архивирование: электронная почта обеспечивает возможность сохранения истории коммуникаций и позволяет сотрудникам легко находить и отслеживать предыдущие переписки, договоренности и решения. Это значительно упрощает работу с архивной информацией и обеспечивает прозрачность в коммуникациях.
  5. Эффективность и экономия времени: использование электронной почты позволяет быстро обмениваться информацией и координировать рабочие процессы в удобном формате. Это способствует повышению эффективности коммуникации и сокращению временных затрат на передачу важной информации.

Теперь о недостатках. Первый – вероятность взлома, в результате которого конфиденциальные сведения из почтовой переписки попадут к третьим лицам. Второй – риск потерять важное письмо в массе других сообщений. Третий – использование почты в качестве канала слива корпоративной информации. 

Умышленные и случайные утечки данных через электронную почту

Как мы отмечали выше, электронную почту можно использовать в качестве канала несанкционированной передачи корпоративной информации. Такое часто происходит, когда кто-то из сотрудников ведет переписку с конкурентами с целью получить личную выгоду или отомстить руководству и т. д. Если у бывшего сотрудника остался доступ к корпоративной электронной почте, это также может стать причиной инцидента. Все перечисленные случаи относятся к умышленным утечкам. Таких нарушителей называют инсайдерами, и они представляют серьезную угрозу для компании. Если организован контроль электронной почты сотрудников и других каналов коммуникации, инсайдеров удается вовремя обнаружить и «обезвредить». 

Случайные утечки информации происходят и под влиянием человеческого фактора. Например, сотрудник может по ошибке отправить документы не тому адресату, перейти по фишинговой ссылке и т. д. Если электронная почта не контролируется, такие инциденты часто остаются без внимания и раскрываются уже после наступления негативных последствий для организации. 

утечка данных через электронную почту сотрудников

DLP-система для контроля электронной почты сотрудников

Для контроля электронной почты применяются инструменты Data Leak Prevention, которые отслеживают все файлы, проходящие по этому каналу коммуникации. Система умеет анализировать сообщения и выделять в них признаки конфиденциальных данных. В случае обнаружения несанкционированной передачи она блокирует подозрительные действия или сигнализирует о них специалистам службы безопасности

DLP-система умеет выстраивать связи коммуникации, то есть «видит», кто, что и куда отправляет. Благодаря такой функции удается предотвращать утечки и устанавливать причастных к ним лиц. 

Также DLP анализируют действия сотрудников с целью определить потенциальных инсайдеров, которые могут стать источниками намеренных утечек. Если какой-либо сотрудник начинает совершать нетипичные действия, то офицер безопасности может внести его в группу особого контроля. Это значит, что все коммуникации и действия такого сотрудника будут отслеживаться и проверяться.

Благодаря вышеперечисленным функциям DLP-системы являются эффективным средством профилактики утечек и используются компаниями любого масштаба. Они легко интегрируются с другими инструментами (например, NGFW, proxy, SIEM, SOAR, XDR и проч.) и разворачиваются в виртуальных средах, поэтому становятся частью арсенала ключевых средств защиты информационного периметра организаций.

Как Solar Dozor позволяет избежать утечек данных 

DLP-система Solar Dozor зарекомендовала себя как надежный инструмент для контроля электронной почты сотрудников, перехвата несанкционированной передачи корпоративной информации, распознавания потенциальных инсайдеров. 

В решении реализовано несколько эффективных модулей для предотвращения утечек данных, среди которых – уникальный механизм UBA (User Behavior Analytics). Благодаря этой технологии удается на основе накопленных сведений о коммуникации сотрудников анализировать поведение персонала и прогнозировать потенциальные инциденты ИБ.

Еще несколько важных функций системы:

  • Выявление всех личных и рабочих контактов каждого сотрудника.
  • Трансляция рабочего стола с целью контроля действий сотрудников.
  • Создание детального досье на каждого работника, формирование архива коммуникаций. 
  • Усиленный контроль сотрудников, ранее нарушавших (случайно или намеренно) политики безопасности.
  • Контекстный и контентный анализ трафика, циркулирующего внутри организации. 

В отличие от многих других DLP-систем, Solar Dozor сфокусирована на людях. То есть она позволяет увидеть конкретных нарушителей, а не абстрактные IP-адреса и идентификаторы, принадлежность которых приходится дополнительно определять. К тому же использование этой системы значительно повышает уровень дисциплины в организации, поскольку персонал осведомлен о том, что все каналы коммуникации контролируются. 

Заключение 

Электронная почта – один из самых распространенных каналов утечки данных наряду с мессенджерами. Если компания не следит за коммуникациями работников, вероятность инцидентов возрастает в разы. В качестве профилактической меры должен быть организован эффективный контроль электронной почты сотрудников. Собственными силами специалистов службы безопасности не обойтись, поэтому целесообразно внедрить DLP-решение, которое помимо контроля закрывает и другие задачи по обеспечению безопасности информационного периметра, защите данных. Для российского бизнеса подойдет продукт Solar Dozor, который по функционалу превосходит многие зарубежные аналоги.