Секретные документы

Делопроизводство, связанное с государственной тайной, сопровождается огромным количеством рисков. Особое место здесь занимают секретные документы (СД), представляющую ценность для государства и национальной безопасности. Подобная группа сведений предполагает ограниченный доступ и применение повышенных мер для защиты информации.

Что такое секретные документы?

В эту категорию относятся любые документы, связанные с тайной, т.е. информацией, которая представляет повышенную ценность для владельца и доступна строго ограниченному кругу лиц. В данном контексте принято говорить про государственную тайну, хотя правомерно рассматривать и такие виды тайн как коммерческая, судебная, налоговая и другие с той лишь разницей, что для них обычно не используется гриф секретности.

Секретные документы содержат тайну, которая актуальна на определенный момент времени, что обусловлено ее важностью для государства и интересов страны. По истечению какого-то периода времени подобные сведения могут обесцениться, стать открытыми или уничтожены в зависимости от обстоятельств.

Какие документы относятся к секретным?

Сюда относятся любые текстовые, графические носители информации, в том числе фото, видеозаписи, на которых содержится информация категории «секретно». Перечень сведений, внесенных в разряд секретных, обозначен в законе РФ № 5485-I от 21.07.1993 г. Также разъяснительная информация по этому поводу содержится в Указе Президента РФ № 1203 от 30.11.1995, ПП РФ № 870 от 04.09.1995 г. Согласно содержанию секретных данных, такие документы включают следующие виды информации:

• Военная. Содержит данные, касающиеся новых видов военной техники, планы проведения военных операций, места дислокации стратегически важных объектов.

• Разведывательная, оперативно-розыскная. Данные, отражающие положение дел на границах, проведение антитеррористических операций, каналы передачи и шифрования информации.

• Внешнеполитическая. Отражает ситуацию на международной арене: недавно подписанные договоры о сотрудничестве с другими государствами, выполнение государственных обязательств, создание союзов.

• Экономическая. Содержит сведения о состоянии платежеспособности страны, утвержденном бюджете, расходах на поддержание армии, разработку вооружений.

Формы секретных документов

1. Распорядительная. Констатирует какую-либо информацию и указывает на конкретное распоряжение в отношении ее. Это могут быть приказы, постановления

2. Справочно-информационная. Содержит краткую выжимку информации, указывающей на определенный вопрос, состояние дел или подтверждение произошедших событий. Это могут быть различные отчеты, рапорты, протоколы

3. Организационная. Содержит информацию, которая обязательна к исполнению. Представлена положениями, уставами, должностными инструкциями

Правила хранения и учета СД

Учет секретных документов включает процедуру регистрации всех особо важных СД и проведения мер по обеспечению их сохранности. Для учета используют несколько форм:

• журнальная – предполагает внесение сведений о СД в специальный журнал

• карточная – предполагает создание персональных карточек для каждого документа и независимое их хранение друг от друга.

Процедура учета связана с назначением регистрационных номеров документам, с указанием следующих характеристик:

• Гриф

• Тезисные сведения о содержимом документа

• Количество страниц, экземпляров

• Информация о месте, дате поступления СД.

Форма представления документа, объем секретной информации не имеют значения при его обработке и хранении, поэтому учету подвергаются все документы без исключения, если там присутствует информация секретного характера.

Хранение секретных документов – процедура, обозначающая порядок, который необходим для того, чтобы обеспечить сохранность и безопасность СД в местах их хранения. Также хранение подразумевает обеспечение мероприятий, направленных на предотвращение модификации, кражи, уничтожения документов, входящих в категорию секретных. При использовании документов секретного типа в рабочий промежуток времени они находятся у конкретного сотрудника, располагаются в сейфах или особых папках. К концу рабочего дня документы возвращаются, отправляются на хранение в специальные отделы.

Секретные документы требуют ответственного и внимательного обращения, соблюдения защитных мер. Утечку секретной информации гораздо проще предотвратить и заблаговременно выявить, чем потом устранять последствия. Для решения подобных задач используют DLP-системы, например такие как Solar Dozor. DLP-система контролирует коммуникации сотрудников по различным каналам передачи информации, выявляет признаки подозрительного поведения, помогает в проведении расследований инцидентов.