Мониторинг коммуникаций

В любом проекте, в процессе его реализации крайне важна информационная составляющая. Актуальные сведения по проекту в целом и конкретным задачам, взаимодействие исполнителей между собой и заказчиком проекта позволяют избежать двусмысленности и выполнить задачи в срок. Чтобы контролировать процесс исполнения поставленных задач, применяют мониторинг коммуникаций. Благодаря ему становится возможным создать непрерывный процесс обеспечения информацией лиц, участвующих в реализации проекта, выявить проблемные ситуации, что немаловажно для достижения результата.

Как работает и зачем нужен мониторинг коммуникаций?

Мониторинг представляет собой сложный процесс, в ходе которого происходит отслеживание и регулирование коммуникативного поведения персонала, работающего над выполнением общей задачи. В качестве изучаемых параметров выступают наблюдение над участниками процесса, оценка их коммуникаций, управление конфликтными ситуациями. Учитывая разнообразие изучаемых критериев и необходимость обеспечения регулярного мониторинга, без использования автоматизированных инструментов оценки не обойтись. Ручная проверка не дает объективных результатов и не способна охватить все процессы. В этом вопросе может помочь специализированное ПО или такие комплексные инструменты, как DLP-системы.

Мониторинг коммуникаций необходим для того, чтобы:

• понять, чем и как занимаются в рабочее время сотрудники компании. Нецелевое использование рабочего времени, симулирование работы – актуальные проблемы для большинства организаций. Присутствие среди персонала ленивых, немотивированных сотрудников – это лишние расходы на заработную плату тех, кто не работает или относится к своим обязанностям поверхностно.

• оценить ответственность работника и его отношение к компании. Регулярные опоздания на рабочее место, прогулы, длительные перерывы, кофе-паузы способны сформировать неформальную модель поведения на рабочем месте и, как следствие, снизить эффективность труда в разы, превратить специалиста в балласт для компании.

• выявить нарушения в рабочее время. Типичными ситуациями при отсутствии контроля рабочего времени персонала являются посещение социальных сетей, просмотр развлекательных ресурсов, телефонные разговоры и прочее. В итоге падает дисциплина, утрачивается чувство меры.

• контролировать информацию и действия с ней. При работе с корпоративной информацией неизбежно возникает вопрос о сохранении ее целостности, конфиденциальности. В первую очередь, это касается коммерческой тайны. Утечки информации – все еще распространенное явление во многих компаниях, где контроль доступа к важным данным не проработан или отсутствует вовсе.

• оценить эффективность работы сотрудников. Это возможно сделать через проверку запущенных приложений, выполнение текущих задач, регулярную отчетность. Когда присутствуют собранные данные и промежуточные результаты, гораздо проще прогнозировать дальнейший успех и поддерживать эффективность труда на стабильном уровне.

Инструменты для проведения мониторинга коммуникаций

1. Доски управления. Это могут быть Scrum board или Dashboard, Kanban. Помогают организовать рабочий процесс, поделить его на части для удобства контроля, проверки, сборки отчетов в реальном времени о работе сотрудников.

2. Таск-трекеры. Используются для единовременного управления сразу несколькими проектами. Облегчают создание, распределение текущих задач между исполнителями и контролируют их исполнение.

3. Журнал проблем. Электронный или бумажный документ, куда заносятся все сложные и проблемные вопросы по реализуемому проекту. Полезен для выявления факторов, тормозящих ход проекта, и своевременного их устранения.

4. Специализированное ПО и системы. Всевозможные анализаторы, сборщики данных, которые собирают и структурируют информацию, обеспечивая на выходе необходимую отчетность. Например, DLP-системы.

DLP-система в качестве инструмента мониторинга коммуникации

При проведении мониторинга коммуникаций сотрудников большое значение имеет объективная аналитика и достаточный объем собранных данных. DLP-системы полностью удовлетворяют этим требованиям. Система работает в автоматическом режиме, регулярно собирает данные о пользователях, их поведении и коммуникациях, систематизирует их в отчеты по группам критериев. С ее помощью можно контролировать все каналы коммуникаций и не упустить важные оповещения, когда в коммуникациях появляются признаки аномалий. Также большим преимуществом является возможность мгновенного реагирования при выявлении проблем и нарушений среди персонала.

Мониторинг коммуникаций дает массу ценной информации, которая пригодится для построения эффективной стратегии управления сотрудниками и поможет выявить проблемные ситуации и угрозы внутри организации. Использование для мониторинга автоматизированных и комплексных решений, таких как Solar Dozor, существенно экономит время и ресурсы компании. Своевременное реагирование на угрозы и принятие превентивных мер гораздо эффективнее и выгоднее, чем устранение последствий инцидентов.