Любой работодатель покупает время у работника. От того насколько полно и эффективно оно используется, во многом зависит конечный результат. Контроль рабочего времени на предприятии – стандартная практика для измерения занятости подчинённых, их вовлеченности в рабочие процессы, выполнения должностных обязанностей. Для этого используют разнообразные аналитические инструменты, которые в онлайн-режиме собирают необходимые сведения, передают их в контролирующий центр для проверки и сбора статистики.

Перечень документов для ведения статистики трудового периода

Для учёта и фиксации отработанного сотрудником периода, используют готовые табели, заполненные по определенной форме. Подобный контроль учета рабочего времени является простейшим вариантом, потому что он учитывает только количество отработанных часов. Самыми используемыми табелями являются:

  1. Т-12 – содержит данные о количестве часов, проведенных сотрудником на работе; заработной плате
  2. Т-13 – содержит сведения только о продолжительности работы за отчётный период

Отчётная документация составляется уполномоченными лицами, попадает в отдел кадров, бухгалтерию, подписывается руководителем компании или подразделения. Табель используется в качестве одного из основных документов при расчете заработной платы, начислении отпускных и больничных.

Преимущества и недостатки использования мониторинга занятости исполнителей

Изучение степени занятости персонала позволяет получить информацию о вовлеченности работников в общее дело, результативности проведенных руководством действий. Для этого используются различные инструменты, такие как:

  1. Личное тестирование персонала. Проводится руководителем или его заместителем. Эффективно в случае небольшого штата (до 10 человек). Из плюсов – не требуются дополнительные вложения в закупку, установку и настройку оборудования; есть возможность проводить такое тестирование в любое время. Из минусов – по факту получается поверхностный результат, исключающий группу оценочных критериев; постоянное отвлечение контролирующего лица от основной деятельности.
  2. Видеонаблюдение. Применяется в компаниях с большим числом подразделений. Из преимуществ – оно позволяет удаленно контролировать деятельность персонала, фиксировать видимые нарушения, собирать информацию. К недостаткам относятся – существенные дополнительные вложения для его внедрения и обслуживания (дороговизна оборудования, необходимость введения должности оператора видеонаблюдения, обработка большого количества полученного видеоматериала). Не будет возможным собрать всю информацию по занятости персонала, так как останутся неконтролируемые зоны и слишком общая информация на камерах, без записи голосовых данных. Стоит отметить, что видеонаблюдение относится к одному из общеизвестных видов мониторинга и несет на себе функции по безопасности рабочего пространства.
  3. Ведение личной отчетности сотрудников по проделанной работе. Реализуется на базе специализированного ПО, которое принимает промежуточные результаты деятельности сотрудников. Например, сдача текущих мини-задач, закрытие поручений, выполнение запланированных рабочих мероприятий за трудовой день или более длительный период. Чем шире перечень отчетных актов и вариативность выполнения заданий, тем больше объективных сведений получит руководитель о подчиненных и их трудозатратах для решения бизнес-задач.
  4. Оценка промежуточных результатов по работе за отчетный период времени. Это могут быть общие собрания или личные встречи работников с руководителем. Они могут проходить несколько раз в месяц или более, по необходимости. На них подводятся промежуточные итоги и фиксируются успехи. Оценка эффективности промежуточных результатов осуществляются на основании количества и качества выполненных работ.

Среди успешных программ по контролю учета рабочего времени сотрудников, с помощью автоматизированных систем, и мониторинга ситуации, стоит отметить Solar addVisor от компании «Ростелеком-Солар».

Что такое отработанное время, зачем его измерять?

Под рабочим временем принято считать временной промежуток, регламентированный договором об оказании услуг и внутренним распорядком, в течение которого исполнитель выполняет свои трудовые обязанности. (ст. 91 ТК РФ). 

Налаживание контроля за рабочим временем с помощью автоматизированных комплексных систем позволяет детально изучать ситуацию внутри компании, своевременно выявлять проблемы, предотвращать снижение производительности труда, обновлять (расширять) штат.

Зачем нужно контролировать работу сотрудников?

  • Для поддержания стабильности выполнения бизнес-задач. Обеспечения ровного ритма их выполнения, что эффективно отразится на конечном результате.

  • Для своевременного предотвращения нарушений в процессе исполнения трудовых обязанностей. Фиксация нарушений, дополненная личной ответственностью и наказанием виновных, вырабатывает дисциплину в коллективе.

  • Для сбора информации о коллективе и выявления проблем. Анализ позволяет своевременно внести корректировки в коллектив, снизить производственные потери, повысить эффективность труда сотрудников.

  • Для расчета и внедрения средних трудовых показателей. Оценка информации позволит установить обязательные минимумы профессиональной деятельности.

Система контроля рабочего времени — полезный инструмент для улучшения качества и эффективности труда в компании. Его необходимо дополнять другими методами контроля, управления и поощрения, чтобы добиться результата. Например, персональная ответственность, поэтапное выполнение и сдача отдельных задач, премиальные за перевыполнение плана. Улучшение условий труда сотрудников.