Как новому руководителю понять, чем занят сотрудник?

Одна из первых задач руководителя – понять, чем заняты его сотрудники и делают ли они то, чего от них ожидают. Редко бывает, когда на то, чтобы присмотреться к сотрудникам и разобраться в процессах, уходит два, а то и три месяца – обычно к этому времени от нового руководителя уже ожидают определенных результатов, при этом новые задачи ему продолжают поступать. Похожая ситуация встречается в компаниях, где много важных и динамичных проектов: в таких условиях нужно видеть актуальную ситуацию в сжатые сроки, а лучше всего, в режиме реального времени, а значит, на ручной сбор данных его попросту нет.

Руководитель должен иметь возможность ответить в любой момент на три вопроса:

• Чем занимается конкретный сотрудник?
• Делает ли он то, чем нужно (соответствует ли это целям и задачам его подразделения)?
• Как именно сотрудник выполняет свою работу (как распределяется время сотрудника относительно приоритетов проекта и компании)?

Чтобы ответить на эти вопросы, руководитель чаще всего использует следующие инструменты:

• Встречи с сотрудниками один на один. В формате разговора руководитель может уточнить, какие задачи выполняет сотрудник или какие из списка приоритетных выполняет именно он.
• Список целей и КПЭ по сотрудникам – самый удобный инструмент для быстрого погружения в задачи. Однако бывают ситуации, когда КПЭ не отражают действительности, а цели сформулированы задолго до настоящего времени, в начале года например, и могли потерять актуальность.
• Трекер задач для тех, кто владеет настройкой фильтров и запросов, а также готов регулярно уделять этому время.

Если самый «горячий этап» пройден и руководителю понятно, у кого из сотрудников запрашивать результаты по задачам, очередь – за синхронизацией способов выполнения задач. Не во всех случаях это необходимо, тем не менее руководитель может привнести в команду новые инструменты и способы, которые ускорят работу и повысят ее результативность. В качестве инструментов можно использовать:

• Встречи 1 х 1 с сотрудником. Для таких встреч важна регулярность, а не длительность. Регулярная синхронизация помогает выстроить процессы взаимодействия и внедрить изменения.
• Менторинг – более глубокая и целенаправленная проработка процессов в отношении конкретного сотрудника. Актуален для заместителей и будущих преемников.
• Оценка персонала – дает более объективный взгляд на компетенции сотрудников (в формате тестирования для проверки профессиональных знаний или деловой игры/симуляции для оценки профессиональных навыков). Однако эта процедура – довольно трудоемкий процесс.

Системы класса UAM/EPM (User Activity Monitoring), мониторинг рабочей активности; Employee Productivity Monitoring, мониторинг производительности труда персонала) специализируются на сборе и обработке данных об активности сотрудников за рабочей станцией. Они могут предоставить дополнительную информацию для проверки гипотез по паттернам поведения за рабочей станцией. Использование этого инструмента требует аналитического мышления и/или готовности анализировать большой объем данных.

Такой «острый» период погружения нового руководителя в бизнес-процессы может сменить некоторое «затишье», во время которого у него появится возможность более глубоко вникнуть в те задачи, которые выполняют сотрудники – словом, он увидит, что на самом деле делает тот самый сотрудник, который на общих встречах говорит, что «ооооочень занят и поэтому не успевает ответить коллеге на письмо». Для разрешения подобных ситуаций можно:

• уделить сотруднику время на «синке»;
• заглянуть в трекер, перепробовав 1000 и 1 фильтр;
• посмотреть данные из UAM/EPM. Однако нужно учитывать, что системы этого класса не содержат информацию о конкретно решаемых задачах, но позволяют посмотреть на распределение рабочего времени и используемые во время рабочего дня приложения. Особенно такая информация полезна, если есть «отклонения» (в сравнении с другим днем, другим сотрудником с похожими функциональными обязанностями);
• запросить информацию в отделе внутренней безопасности.

Больше всего информации руководитель может получить из простого разговора с сотрудником. Регулярные «синки» также могут вносить небольшой вклад в лояльность сотрудников (внимание, помощь от руководителя), HR-бренд. И все же встречи – это большая нагрузка как на сотрудника, так и на руководителя. Данные из трекинговых систем всегда под рукой, при условии, что больший объем задач ведется именно в них и руководитель готов погружаться в детали. Система класса UAM может работать в формате получения быстрого среза по подразделению и отображению зон, которым действительно нужно уделить внимание, то есть предоставляет максимум информации за минимальное время.