Как организовать удаленную работу сотрудников

Вопрос о том, как организовать удаленную работу сотрудников, стоит на повестке дня во многих компаниях. Сейчас свыше половины персонала переведено из офисов на домашнее выполнение работы. Такая форма привычной ранее деятельности – это всерьёз и надолго, она диктуется изменившимся миром и необходимостью сохранения рабочих мест.

Преимущества и недостатки удаленной работы

Удаленная работа сочетает в себе недостатки и преимущества как для исполнителя, так и работодателя. Большое значение для эффективности деятельности будут иметь организация труда и использование сопутствующих инструментов для проверки, управления персоналом. Вопрос, как организовать удаленную работу, не потерял своей актуальности до сих пор. Достоинствами удаленной работы считаются:

• Гибкий график. Его нельзя считать свободным ввиду необходимости постоянно быть на связи, сдавать промежуточные задачи, придерживаться определенных рабочих часов и активности. Тем не менее остаются возможности для планирования рабочей нагрузки, проведения пауз отдыха, экономии личного времени из-за отсутствия необходимости добираться до работы и обратно домой.
• Комфортные условия для работы. Отсутствуют дресс-код, рабочее место обустроено согласно личным предпочтениям, отсутствуют отвлекающие моменты вроде разговоров с коллегами. Работник всегда может улучшить свои трудовые условия, а значит не отвлекаться на раздражающие моменты и целиком посвятить себя работе.

Недостатками удаленной работы считаются:

• Ненормированный рабочий день. Труд на дому связан с обязательным достижением результата, сдачей текущих задач. Если что-то пошло не так, работа исполнена не до конца, спустя рукава – придется затратить дополнительное время, зачастую личное, чтобы добиться успеха.
• Сложности с концентрацией на рабочих задачах. Близкие люди, относительная свобода, постоянное переключение внимания с одного на другое способны стать камнем преткновения на пути к достижению результата. Бывает сложно сосредоточиться на непосредственной работе, что делает рабочий процесс неровным и сложно предсказуемым. Многое будет зависеть от самого работника.

Какие инструменты помогают организовать удаленную работу сотрудников?

Для того чтобы деятельность компании в условиях перевода персонала на домашнюю работу продвигалась по запланированному графику, были минимизированы риски конфликтных ситуаций между исполнителем и руководителем, соблюдался рабочий план важно знать, как правильно организовать удаленную работу. Здесь помогут инструменты для управления и контроля удаленной деятельности, оценки эффективности труда.

Типичными решениями считаются:

1. Внедрение систем контроля, мониторинга, управления: CRM, EPM, BPM. С их помощью достигается эффективное управление персоналом, проверка результативности сотрудников. Посредством такого инструмента легко создать отдельные задачи, распределить их между сотрудниками, обозначить временные и итоговые цели, найти и установить ответственных лиц по работе. Такой подход упрощает управление рабочими процессами, позволяет вести мониторинг ситуации, принимать управленческие решения, способствующие улучшению результатов.
2. Использование ПО для поддержания регулярной связи. Использование средств аудио, видео связи помогает руководителю быть в курсе происходящего, поддерживать активную позицию работника, инициировать его участие в общем деле. Это могут быть звонки, видеоконференции, чаты, где обсуждаются насущные вопросы, решаются промежуточные задачи. Общение между руководителем и исполнителем проводятся как во внутренней сети, так и с помощью мессенджеров, приложений.
3. Виртуальная АТС. Позволяет создать колл-центр, отдел продаж, службу поддержки в любом месте вне офиса. Для этого достаточно компьютера, гарнитуры, подключения к интернету. Для клиента все остаётся по-старому, а работник получает упрощенную и удобную схему обслуживания клиентов со множеством персональных настроек.

Возможности систем для мониторинга продуктивности труда (Employee Productivity Monitoring, EPM) при удаленной работе

Далеко не все руководители знают, как организовать удаленную работу офиса и добиться в этом успеха. В этом деле помогут EPM-системы – инструменты для оценки ситуации, выработки планов развития компании. С помощью таких систем решают следующие задачи:

• Назначают цели развития.
• Прогнозируют факторы, которые способствуют или мешают достижению результатов.
• Составляют поэтапный план действий для работника.
• Изучают показатели эффективности рабочих процессов.
• Анализируют полученный результат, обозначают корректировки при необходимости.
• Составляют отчетность по финансам, управлению для принятия верных решений.

EPM-системы сильно помогают в организации удаленной работы. Благодаря им возможно своевременно координировать действия персонала, увеличить скорость реагирования на изменения бизнес-процессов, моделировать, прогнозировать стратегию развития компании, оптимизировать обработку данных.